Przy wielu metodach zarządzania projektem oraz ogromnym procencie porażek przy realizowaniu projektu, kluczowym dla jego powodzenia jest wybór odpowiednio dostosowanej metody do specyfiki projektu. Aby dokonać poprawnego wyboru pomocne są kryteria, którymi można się posłużyć. Do podstawowych zaliczyć można:

Kryterium 1 – Znajomość rozwiązania

Każda z metodyk zwinnych oraz klasycznych zakłada, że cel projektu jest dobrze zdefiniowany.

Metodyki tradycyjne powinny być jednak stosowane w projektach posiadających znane sposoby rozwiązania problemu.

Jeżeli sposób nie jest znany, należy użyć metodyk zwinnych. Tłumacząc bardziej obrazowo, znajomość rozwiązania czyli np. tworzenie kolejnej wersji tego samego systemu, wdrażanie kolejnego sklepu internetowego, różniącego się tylko produktami, informatyzacja urzędu z dobrze znaną liczbą systemów i stanowisk jest przesłanką do wykorzystana metodyk tradycyjnych. Natomiast portal typu start-up, ze względu na innowacyjność oraz niepowtarzalność rozwiązania, jest idealnym przykładem wykorzystania metodyk zwinnych.

Kryterium 2 – Wielkość projektu

Zaleca się wykorzystanie metodyk klasycznych do dużych i bardzo dużych projektów. W tym wypadku trudno sobie bowiem wyobrazić, żeby wielomilionowe projekty były realizowane bez znanego celu i sposobu rozwiązania. Metodyki zwinne lepiej nadają się do projektów mniejszych. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby projekt całościowo zarządzany  w sposób klasyczny, posiadał moduły tworzone zwinnie. Jest to tzw. MODEL HYBRYDOWY. W takim wypadku cały projekt dzielony jest na podprojekty, z których każdy może być zarządzany przy użyciu innej metodyki.

Kryterium 3 – Stabilność wymagań

Tradycyjne metodyki wymagają stabilnych wymagań projektowych, gdyż w trakcie prac nie dopuszcza się do ich zmian. W związku z tym, jeżeli wymagania nie są sprecyzowane, bądź też jeżeli z doświadczenia wiemy, że klient ma tendencję do ich modyfikacji, wówczas jedynym wyjściem jest użycie metodyk zwinnych.

Kryterium 4 – Dostępność klienta

Teoretycznie, w przypadku metodyk tradycyjnych, klient może być dostępny dla zespołu projektowego dopiero podczas odbioru oraz testów akceptacyjnych. W praktyce jednak, udział klienta jest wymagany przynajmniej jeszcze na etapie analizy wymagań (patrz często spotykane w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia stwierdzenie „poniższy punkt zostanie uszczegółowiony na etapie analizy”).

O ile w metodykach klasycznych nie zakłada się potrzeby kontaktu z klientem przez cały czas „życia” projektu, w metodykach zwinnych klient jest integralną częścią zespołu projektowego i cały czas wspiera developerów. Stąd też jego dostępność jest czynnikiem kluczowym do wyboru metodyki.

Kryterium 5 – Tolerancja na zmiany w budżecie oraz zakresie

Projekty realizowane w metodykach klasycznych mają zawsze ściśle określony zakres oraz koszt – są wykonywane jako fix-price. Metodyki kaskadowe (tradycyjne) na ogół zakładają realizację wcześniej szczegółowo opracowanego planu projektu i są nieprzychylnie nastawione do większych zmian, które wywracają projekt do góry nogami.

Każda większa zmiana pociąga za sobą wzrost kosztów i wydłużenie realizacji projektu.

Takie metodyki doskonale za to sprawdzą się w „stabilnych” projektach, gdzie nie przewiduje się zmian wymagań, czy wykorzystywanych technologii w czasie trwania projektu.

Dobrze sprawdzą się też w projektach, gdzie potrzebny jest długi okres przygotowawczy, zanim rozpocznie się prace realizacyjne.

W przypadku metodyk zwinnych, ze względu na zmieniające się wymagania oraz priorytety, trudno jest oszacować całkowity koszt projektu. Stąd też, jeżeli budżet klienta jest stały i nie może zostać zwiększony, na koniec projektu dostarczane są funkcjonalności o największych priorytetach. Innymi słowy może zostać zmieniony/zmniejszony zakres prac. Świadomość klienta w tym względzie jest kluczowa, a brak zrozumienia tej kwestii zawsze powoduje problemy.

Metodyki zwinne akceptują występowanie zmienności, dlatego lepiej sprawdzą się przy realizacji projektów, które mogą ewoluować w trakcie ich trwania. Nie skupiają się one na szczegółowym rozpoznaniu wymagań i planowaniu dla całego projektu, ale dla poszczególnego etapu czy zadań. Lepiej sprawdzą się więc w projektach, których rezultat nie jest do końca znany lub też określona jest jedynie potrzeba biznesowa, którą dane rozwiązanie ma spełnić, ale sam  efekt projektu nie jest określony.

Kryterium 6 – Czas dostarczenia

Głównym założeniem metodyk klasycznych jest dostarczenie klientowi gotowego rozwiązania dopiero na koniec projektu.

W przypadku metodyk zwinnych pełne, działające rozwiązanie, jest efektem końcowym każdej iteracji. Ponieważ iteracje trwają od 1-4 tygodni, istnieje możliwość szybkiego wdrażania produkcyjnego nowych funkcjonalności.

Kryterium 7 – Zespół

Kompetencje zespołu projektowego są jednym z najważniejszych czynników wyboru metodyki. W idealnym świecie każdy zespół składa się z kompetentnych i doświadczonych osób, jednak w dobie ciągłych problemów z zasobami nie jest to wcale takie oczywiste.

W przypadku wyboru metodyki, wiedząc, że mamy do dyspozycji słabszy zespół, wybierzmy metodykę klasyczną.

W metodykach zwinnych zespól jest tzw. „samoorganizującym się ciałem”,  musi być doświadczony, znać się od dłuższego czasu, posiadać umiejętność estymowania zadań, mieć dobre zdolności komunikacyjne.

W przypadku metodyk klasycznych, braki zespołu mogą zostać zrównoważone przez nadzorujących zespół kierowników. Mogą oni ewentualnie dokonać zmian w przydziale zadań, w składzie zespołu, co z kolei nie powinno mieć miejsca w zespołach pracujących w projektach realizowanych przy użyciu metodologii zwinnych.

Kryterium 8 – Integracja z systemami zewnętrznymi

Punkt ten może początkowo wydawać się niezrozumiały, gdyż obecnie większość systemów integruje się z innymi systemami. Niemniej w przypadku dużych projektów, w których wiele aplikacji tworzonych jest równocześnie i które muszą komunikować się ze sobą, np. przy użyciu szyny danych, lepszym wyborem jest użycie metodologii klasycznej. Dzięki niej będziemy mieli zawsze zdefiniowane sposoby komunikacji i zespól będzie mógł wykonać odpowiednie mock-upy.

W przypadku metodyk zwinnych istnieje bardzo duże ryzyko blokowania prac zespołu przez braki po stronie innych modułów. Warto w tym miejscu nadmienić, że często moduły/aplikacje są tworzone przez różne firmy, co tym bardziej nie ułatwia synchronizacji prac.

Kryterium 9 – Preferencje klienta

Znajomość metodyk przez klienta jest kluczem do sukcesu projektu. Realizacja projektu w nieznanej klientowi metodyce spowoduje chaos oraz irytację. Stąd też, ze względu na trudności ze zmianą świadomości klienta (przeszkolenie nie zawsze jest możliwe, zespół projektowy to często kilkanaście osób), warto dostosować się do jego preferencji. Wielokrotnie też nie mamy wyboru – metodyka jest narzucona bezpośrednio w wymaganiach klienta.

Kryterium 10. Harmonogram finansowania projektu

W przypadku projektów, w których rozkład kosztów i sposób finansowania ma charakter wykładniczy (powoli rosnące koszty na początku projektu, dalej wykładniczo wraz z oddawaniem poszczególnych części projektu), zalecane jest podejście zwinne.

Natomiast w przypadku projektów o logarytmicznym rozkładzie kosztów ich pokrywaniu (wysokie na początku projektu, stabilizujące się w kolejnych etapach) zaleca się podejście tradycyjne.

Kryterium 11. Typ budżetu

Równomierne rozłożenie budżetu w czasie może być przesłanką do zastosowania metodyk tradycyjnych (również zwinnych).

Natomiast duża niepewność i nierównomiernie rozłożone wykorzystanie budżetu może być przesłanką do zastosowania metod zwinnych.

Kryterium 12. Wymagania formalne

Spełnienie szczegółowych i bardzo formalnych wymagań w odniesieniu do dokumentacji (licencje, certyfikaty, pozwolenia, patenty, umowy między wykonawcami), wskazują na zastosowanie metodyk kaskadowych. Z kolei metodyki zwinne dobrze sprawdzą się, w projektach, które kładą nacisk na jakość dostarczonego rozwiązania i możliwość jego dalszego rozwoju zamiast drobiazgowej dokumentacji.

Kryterium 13. Podejście do ryzyka

W projektach o niskim poziomie ryzyka z powodzeniem można zastosować zwinne metodyki zarządzania projektami. Natomiast w przypadku o wysokim poziomie ryzyka konieczne będzie wykorzystanie „cięższych” metodyk kaskadowych, które kładą większy nacisk na zarządzanie ryzykiem w projekcie i proponują szereg narzędzi do jego zarządzania.

Kryterium 14. Struktura organizacyjna niezbędna do realizacji projektu

Ku metodykom tradycyjnym będą skłaniać się przedsiębiorstwa o bardzo hierarchicznej strukturze, gdzie wymagane są ściśle wyspecjalizowane jednostki. W przypadku struktur kooperacyjnych skuteczne może się okazać zastosowanie jednej z metodyk zwinnych.

Kryterium 15. Czynniki psychologiczne

Nie można pominąć też tego punktu!

Doświadczenie w realizacji projektu daną metodyką jest niezwykle istotnym aspektem powodzenia całego przedsięwzięcia. Czasami, pomimo że projekt lepiej pasuje do charakterystyki innej metodyki, jest nieopłacalne i ryzykowne wprowadzanie nowej, czasem z kolei bardziej opłaca się spróbować nowego podejścia, zamiast uparcie trzymać się starego rozwiązania, które generuje tylko dodatkowe konflikty i niepewność. Również w zależności od stopnia zaufania kadry zarządzającej do zespołu projektu lepiej sprawdzi się inne podejście — zwinne przy większej decyzyjności zespołu projektowego, tradycyjne w przypadku ważniejszej roli wysoko wykwalifikowanych specjalistów.

Kryterium 16. Charakter ustaleń harmonogramu

Narzucone w harmonogramie sztywne założenia czasowe w stosunku do zaplanowanych zadań przemawiają na

korzyść zastosowania metodyk klasycznych.

Przybliżone lub relatywne terminy realizacji sugerują użycie metod zwinnych.

Kryterium 17. Ilość i poziom wymaganej dokumentacji oraz poziom jakości oprogramowania

Spełnienie złożonych wymagań związanych z formalnymi standardami dokumentacji, licencjami czy certyfikacji wskazuje na konieczność zastosowania klasycznej metodyki zarządzania projektem.

Natomiast projekt, w którym nacisk kładziony jest na jakość oprogramowania i możliwości jego rozwoju, jest zgodny z filozofią metodyk zwinnych

Kryterium 18. Sektor/branża realizacji projektu

Branże, które na wejściu mają niewielką liczbę surowców i materiałów, a na wyjściu gotowych produktów, lepiej nadają się do użycia w trakcie projektowania systemu metod klasycznych.

Kryterium 19. Rodzaj systemu, dla którego projekt jest realizowany

Systemy eksperckie lub oparte na bazie wiedzy wymagają bardzo często dużej wiedzy o realizowanym zagadnieniu. Jeśli są to systemy z założenia konstruowane jako samouczące, zaleca się stosowanie metodyk nowoczesnych, w przeciwnym przypadku – dla systemów opartych na ustalonych wzorcach postępowania – metodyk klasycznych

Jak wspomniano wcześniej dokładna analiza projektu i dopasowanie do niego odpowiedniej metodyki jest kluczowe dla powodzenia w jego realizacji.

Trzeba pamiętać, iż każda z metodyk ma swoje wymagania, które w efekcie poza zapewnieniem skutecznego zrealizowania projektu wiążą się z kosztami ich funkcjonowania.

Wybór zatem musi być dokładnie przemyślany i wpięty w budżet spółki.