Koszty papierowych dokumentów, w tym dokumentów źródłowych w rachunkowości, to między innymi koszty:

1.    zakupu urządzenia do drukowania,

2.    papieru,

3.    tonera/tuszu,

4.    serwisu urządzenia,

5.    czasu poświęconego na drukowanie,

6.    czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów,

7.    zapoznawania się z treścią dokumentu,

8.    konsolidacji informacji zawartych w dokumencie,

9.    odtwarzania zgubionych dokumentów,

10. wycieku informacji wrażliwych,

11. błędów związanych z edycją dokumentów,

12. przenoszenia informacji z dokumentu do systemów informacyjnych.

Na podstawie badań przeprowadzonych ICD wynika, że osoby pracujące na stanowiskach w których wykorzystuje się dokumenty (m.in. prawnicy, marketingowcy, HRowcy, księgowi) w ciągu tygodnia pracy poświęcają dokumentom ponad 11 godzin. W tym ok. 6 z tych godzin to czas nie przynoszący wartości dodanej, tj. poświęcony głównie na:

1.    łączenie informacji z kilku dokumentów i tworzenie jednego zbiorczego np. arkusza kalkulacyjnego (ok. 1 godziny tygodniowo),

2.    szukanie papierowych dokumentów (ok. 2 godziny tygodniowo),

3.    odtwarzanie dokumentów (ok. 1,5 godz.),

4.    rozwiązywanie pojawiających się problemów związanych z drukowanymi dokumentami (np. zacięta drukarka, brak wydruku, konieczność wzywania serwisu, frustracja i stres – ok. 0,7 godz. tygodniowo),

W sumie daje to ponad 6 godzin na tydzień. Daje to prawie dwa miesiące w roku. W związku z tym koszt – w zależności od pensji waha się od 5.000 – kilkunastu tysięcy złotych brutto na jedna osobę.

Powyższe koszty obejmują jedynie bezpośredni proces przetwarzania dokumentów.  Całkowicie pominięto inne elementy procesu związanego z dokumentami papierowymi np. związanymi z ich przechowywaniem (miejsce, koszt zakupu teczek, segregatorów i szafek, koszt opracowania, wdrożenia i przestrzegania regulaminów).

W skali całego przedsiębiorstwa, zajmowanie się papierowymi dokumentami to strata na poziomie prawie 20% produktywności.